TIETOSUOJASELOSTE

 

 

  1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

 

Espoon Tapiot Ry

Otaranta 6

+358 44 321 5845

toimisto@espoontapiot.fi

Toiminnanjohtaja Linnea Renqvist

 

  1. Rekisteröidyt

 

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenten ja sen entisten jäsenten, Yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja (=Rekisteröity)

 

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

 

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä yhdistyksen omien tapahtumien markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Rekisteröidyn ammattiliittoon kuulumista koskevan tiedon käsittelyperuste on Yhdistyksen toimintaan liittyvä oikeutettu etu sekä Rekisteröidyn suostumus.

Rekisteröidyn terveystietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

  1. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
  • Rekisteröidyn kotipaikka
  • Rekisteröidyn sähköpostiosoite
  • Rekisteröidyn puhelinnumero
  • Rekisteröidyn jäsennumero
  • Rekisteröidyn syntymäaika
  • Rekisteröidyn sukupuoli
  • Rekisteröidyn seurakoulutustaso (toimitsijakoulutus)
  • Rekisteröidyn valmennuskoulutustaso (valmentaja-/ohjaajakoulutus)
  • Rekisteröidyn palkitsemishistoria (seuran myöntämät ansiopalkinnot)
  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään tai hänen ollessaan alaikäinen, hänen täysi-ikäiseltä huoltajaltaan.

  1. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Taikala Oy:n MyClub-järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Kirjallisesti toimitetut sopimukset, verokortit, lääkärintodistukset yms. säilytetään lukollisissa kaapeissa yhdistyksen toimistolla.

 

  1. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Tästä esimerkkinä Suomen Urheiluliitosta hankittavat lisenssit seuran liikuntaleikkikoulussa, urheilukoulussa, harrastus- ja kilpaurheiluryhmissä oleville lapsille / nuorille.

  1. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

 

  1. Henkilötietojen säilytysaika

 

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään yhden vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.  Henkilötietoja voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

 

 

  1. Profilointi

 

Yhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa Rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettua Yhdistyksen omaa markkinointiviestintää.

Yhdistyksen käyttämässä myClub-järjestelmässä jokainen Rekisteröity voi ylläpitää tietojaan koulutuksen yms. osalta. Yhdistys voi myClubissa olevien tietojen perusteella kohdentaa esim, tapahtumamainontaa tietyn tasoisille toimitsijoille tai tietyn ikäiselle otannalle jäsenistä. Jos Rekisteröity ei halua tämän tyyppistä viestintää, voi hän muuttaa itse viestintäasetuksiaan myClubissa.

 

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista;
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

  1. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

 

  1. Yhteydenotot

 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Linnea Renqvistille osoitteeseen linnea@espoontapiot.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Espoon Tapiot Ry

Linnea Renqvist

Otaranta 6

02150 Espoo

 

  1. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 24.5.2018.